人事档案管理制度 【20210922027】 |
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第一条 为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》等有关规定等相关规定，制定本制度。 第二条 人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、 业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。员工的档案均由综合科档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。 第三条 员工退（离）休、失踪或死亡后满五年，其档案由公司永久保存或移交至分公司保存。对国家有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。 第四条 人事档案管理员的职责 （一）保管公司员工档案; （二）及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料; （三）办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续; （四）登记员工工作、工资、奖惩情况; （五）为领导和有关部门提供员工的情况; （六）做好员工档案的安全、保密、保护工作; （七）办理其它有关事项。 第五条 人事档案的内容及分类归档 （一）本人历年填写的个人简历、履历、登记表; （二）本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料; （三）本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料; （四）政治历史审查及甄别复查材料; （五）员工入党、团材料; （六）奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料; （七）入伍、退伍、辞退职、出国等材料; （八）处分、取消处分的材料; （九）任免、工资、职称等材料; （十）学历和评定的技能等材料; （十一）其它有较大价值的可供参考的材料。 第六条 人事档案的内容与分类 人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。 （一）人事档案正本分类 人事档案正本由历史地、全面地反映本人情况的材料构成。内容及其分类: 第一类:履历材料。 第二类:自传材料。 第三类:鉴定、考核、考察、审计材料。 第四类:学历学位材料;评聘专业技术职务材料;职业(任职)资格考试材料;反映个人科研学术水平的材料;培训材料。 第五类:审查工作中形成的材料;更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的材料;计算连续工龄审批材料。 第六类:参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。 第七类:表彰奖励材料;享受政府津贴等材料。 第八类:执纪执法部门形成的涉及个人的处分材料。 第九类:招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料;任免、调动、退(离)休、军队转业(复员)安置工作中形成的材料;辞职、辞退、罢免材料;办理工资、待遇等工作中形成的材料;出国(境)材料;各种代表会工作中形成的材料。 第十类:健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料;干部档案审核、报送工作中产生的反映档案情况的材料;其他可供组织参考的材料。 （二）人事档案副本分类 人事档案副本是人事档案正本主要材料的复制件。人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件(或重复件)构成: 第一类的近期履历材料; 第三类的主要鉴定、干部考核材料; 第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料; 第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料; 第七类的奖励材料; 第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料; 第九类的任免审批表和工资、待遇、出国审批材料; 其他类别如有重复的材料，也可以入副本。 第七条 人事档案的收集、鉴别与归档 （一）调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。员工因辞职、辞退、开除、自费出国留学等原因与各单位解除劳动关系的，其档案由原单位负责在一个月内通知本人转出。 （二）档案管理人员要经常通过有关部门、本人和其他有关方面收集员工招聘、调配、选拔、任免、考察、考核、培训、奖励等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实完善档案内容。 （三）综合科应掌握新形成人事档案材料的信息，及时收集归档。有关档案材料形成科室，应在材料形成后一个月内送交综合科归档。 （四）收集的材料，必须经过认真鉴别。属于归档的材料应内容真实，齐全完整，文字清楚，对象明确，填写规范、手续完备。 （五）不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理(退回或销毁)。凡销毁材料，必须详细登记，并报请公司领导审批后，方能销毁。 （六）人事档案材料和目录采用国际标准A4 纸型(长297mm ，宽210mm) 的公文用纸。字迹材料必须符合档案保护要求，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水书写。 （七）人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。 （八）档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。 第八条 档案的提供利用 因工作需要查阅和借用人事档案，须遵守下列规定: （一）查阅人（单位）应填写《人事档案查（借）阅申请表》(附件1 )，经单位负责人签字并加盖单位印章。查阅人事档案者应是中共党员，查阅人一般应在阅档室查阅。 （二）人事档案一般不外借。如必须借出使用时，时间一般不超过三个工作日，且须填写《人事档案查（借）阅申请表》,经公司领导批准，并做好登记工作。借用人（单位）对档案须妥善保管，用后及时送还，不得转借，不得交给无关人员和本人翻阅。 （三）查阅和借用人事档案，不得擅自拍摄复制人事档案内容，不得涂改、划圈和污损，更不得拆取、增添档案材料。 （四）查阅和借用人员，应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或擅自向外公布档案内容。违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。 （五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。 （六）外单位查阅人事档案须派两人，持单位介绍信和个人有效证件，并经公司领导批准。 （七）查阅和借用档案者，需从档案中取证的，须经综合科负责人审查批准后，方可摘录、复制或出具证明材料，并加盖公章。 （八）在查阅完毕或借用归还时，档案管理人员应及时验收核对，办理注销手续并入库归位。 第九条 档案的传递 员工因工作调动，解除、终止劳动合同或其他原因需要转递人事档案的，人事部门应在《终止(解除)劳动合同证明书》出具之日起一个月内办理转递手续。严格执行转递制度，避免产生”无头档案”。转递档案应遵守下列规定: （一）档案管理人员接到商调函或调档函后，方可转递人事档案; （二）转出的档案须完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出; （三）转递档案须填写《人事档案材料转递通知单》（附件2），转出的档案加贴封条并盖密封章; （四）转出的档案须进行登记，通过机要交换转递或派专人送取，不得邮寄或交员工本人自带。 （五）转出档案后，一个月未收到转递回执者，档案管理人员应负责催收，以防丢失。 （六）收到转入档案，应及时检查核对，无误后在回执上签名盖章并退回，若缺少材料应在回执上写明，限期补齐缺失材料;对不符合要求的人事档案,退回原单位，重新办理。 第十条 本制度未尽事宜按《中国储备粮管理集团公司人事档案管理暂行规定》（中储粮〔2017〕51号）《干部档案工作条例》办理。 第十一条 本制度自印发之日起施行，由公司综合科负责解释和修订。 附件：1.人事档案查（借）阅申请表 2.人事档案材料转递通知单 附件1： 人事档案查（借）阅申请表存根 ： NO 借何人 档案 姓 名 单位 职务 政治面貌 借档人 …………………………………第…………………号……………………………… 人事档案查（借）阅申请表 ： NO 借何人 档案 姓 名 单位 职务 政治面貌 借档人 借阅理由 借阅时限 （ ）天 综合科意见（签批） 年 月 日 分管领导审批 （签字） 年 月 日 公司领导 审批 （签字） 年 月 日 档案借出 执行记录 年 月 日 档案归还执行记录 备 注 说明：1、每张审批表只限二人档案，如只查一人，应将空格划掉。 附件2： |
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